1. Правила и документооборот закупок

Процесс оформления закупок можно представить в виде следующей схемы:

В данной схеме представлены все этапы оформления закупок – начиная с момента регистрации условий закупок (цены поставщиков, условия оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Можно использовать упрощенную схему работы. Например, при разовых поставках товаров не регистрировать условия закупок, не оформлять предварительный заказ поставщику, а зарегистрировать поставку товаров на склад с помощью одного документа – Приобретение товаров и услуг.

1. Цены поставщиков (прайс-листы)

Программа позволяет хранить информацию о ценах и условиях поставки товаров любых партнеров торгового предприятия. Операции по регистрации цен поставки выполняет менеджер по закупкам. Зарегистрированные цены и условия поставки используются для выбора оптимальных поставщиков, автоматического заполнения цен в документах поставки, а также для сравнительного анализа цен конкурентов.

В прикладном решении предусмотрены следующие способы регистрации цен поставщиков:

• с использованием рабочего места Цены поставщиков (прайс-листы). Цены поставщика регистрируются документом Регистрация цен поставщика;
• автоматически при проведении документов поставки (Заказ поставщику или Приобретение товаров и услуг).

Для просмотра и изменения цен поставщиков предназначено рабочее место Закупки – НСИ закупок – Цены поставщиков (прайс-листы). Регистрация цен на номенклатурные позиции по конкретному виду цен поставщика – это формирование определенной колонки прайс-листа. Для каждого поставщика можно регистрировать любое количество видов цен (колонок прайс-листа поставщика).

Для просмотра и регистрации цен нужно выбрать поставщика и воспользоваться командой Сформировать…. В появившемся диалоговом окне на закладке Отбор номенклатуры можно настроить параметры отбора номенклатуры. Если параметры не установлены, то будет заполнен весь список номенклатуры. Установленные настройки отбора сохраняются на следующий сеанс работы. На закладке Колонки прайс-листа можно отметить те виды цен, по которым нужно зарегистрировать значения цен. Для каждого поставщика можно регистрировать любое количество видов цен (колонок прайс-листа поставщика). Новые виды цен добавляются в момент регистрации цен поставщика.

При формировании прайс-листа поставщика для позиции номенклатуры заполняется значение текущей зарегистрированной цены. Для каждой позиции номенклатуры в сформированном списке можно задать цены вручную. Если цена увеличилась, то значение цены выделяется синим цветом, если уменьшилась – зеленым цветом.

Цены задаются в валюте, которая указана в виде цены поставщика.

Для номенклатуры в разрезе зарегистрированных цен поставщиков поддерживается хранение упаковки, в которой поставщик осуществляет поставку, и минимальной партии поставки. Упаковка заказа и минимальная партия поставки используются при формировании заказов поставщикам с использованием рабочего места Формирование заказов по потребностям.

Для регистрации новых цен следует выполнить команду Применить измененные цены. При выполнении этой команды будет автоматически создан документ Регистрация цен поставщика, в котором будет указан список зарегистрированных цен.

По гиперссылке История изменения цен в нижней части формы Цены поставщиков (прайс-листы) можно посмотреть список ранее зарегистрированных документов Регистрация цен поставщика. Из этого списка можно также создать новый документ Регистрация цен поставщика. В течение дня можно устанавливать различные цены. Однако при оформлении документов всегда будет использоваться последняя назначенная цена – независимо от того, в какое время суток оформлен документ.

По гиперссылке Настроить в нижней части формы Цены поставщиков (прайс-листы) настраивается отображение в списке дополнительных параметров (действующая цена на произвольную дату, процент наценки, сумма наценки).

Предусмотрена возможность загрузки цен из внешнего файла (команда Загрузить из внешнего файла). Загрузка производится с использованием помощника, в котором указывается поставщик и выбираются виды цен, по которым будут загружаться колонки прайс-листа поставщика. Загрузкой цен можно воспользоваться только в том случае, если в программе включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Номенклатура поставщиков.

Автоматическая регистрация цен поставщиков выполняется при проведении документов Заказ поставщику (или Приобретение товаров и услуг), в которых установлен флаг Регистрировать цены поставщика автоматически. Установка этого флага позволяет зафиксировать цены из документа поставки как новые значения цен поставщиков. Флаг автоматической регистрации цен может быть установлен в соглашении об условиях закупки. В документах, оформленных по данному соглашению, будет автоматически установлен флаг из соглашения. Если накладная по заказу, то флаг будет автоматически заполнен в накладной из заказа. При проведении документа поставки будут зарегистрированы значения цен, указанные в документе поставки. Цены будут зарегистрированы по тому виду цен, который указан в табличной части документа. Если цены регистрируются впервые, то вид цены (колонку прайс-листа) можно добавить в момент оформления документа поставки. Если накладная оформляется по заказу, то цены поставщика регистрируются автоматически при проведении документа Заказ поставщику. Если накладная не по заказу, то цены поставщика регистрируются автоматически при проведении документа Приобретение товаров и услуг.

Результат автоматической регистрации цен поставщика при проведении документов поставки можно увидеть в рабочем месте Закупки – НСИ закупок – Цены поставщиков (прайс-листы).

Отчеты, с использованием которых можно проанализировать и сравнить условия закупок товаров, доступны по в разделе Закупки – Отчеты по закупкам – Условия закупок.

Отчет Условия закупок предназначен для сравнения и анализа ценовых условий по закупке товаров.

Отчет Индекс цен номенклатуры выводит информацию об изменении цен поставщиков и цен предприятия в заданном интервале. Отчет предназначен для оценки эффективности сдерживания закупочных цен, а также оценки снижения издержек за счет оптимизации ценовой политики при закупках.

Практикум №16

Необходимо зарегистрировать цены поставщика "База "Электротовары".

В рабочем месте "Цены поставщиков (прайс-листы)" вверху указать поставщика "База "Электротовары" и воспользоваться командой "Сформировать".

Закладка "Отбор номенклатуры":

Холодильники – Да

Закладка "Колонки прайс-листа":

Добавить новый вид цены поставщика:

Поставщик – База "Электротовары"

Наименование – Оптовая

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Доступен для закупки – Да

Отметить флажком вид цены поставщика "Оптовая", нажать "ОК".

В табличной части необходимо вручную указать цены поставщика:

Воспользоваться командой "Применить измененные цены" и установить новые цены с текущей даты (действие с установкой цен – Записать и провести).

2. Соглашения с поставщиками

Соглашения с поставщиками предназначены для регистрации долгосрочных условий по закупкам товаров у поставщиков, в том числе и при приеме товаров на комиссию. Соглашения об условиях закупок оформляются менеджерами по закупкам товаров. Соглашения с поставщиками в дальнейшем могут быть использованы в документах закупки – в заказах поставщику, в документах получения товаров на склады. Соглашения с поставщиками не являются обязательными для указания в документах закупки. Но если они все же указаны, то контроль соблюдения условий, которые в них зафиксированы, выполняется системой автоматически при проведении документов закупки. Все соглашения с поставщиками, по сути, являются индивидуальными, так как связаны с конкретным поставщиком.

Соглашения об условиях закупок фиксируются в списке Закупки – НСИ закупок – Соглашения с поставщиками. Возможность использования соглашений с поставщиками определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Соглашения с поставщиками.

В поле Наименование вводится текстовая информация о названии соглашения с поставщиком. Эта информация отображается во всех списках и служит для удобства визуальной идентификации соглашения.

Информация о поставщике заполняется в поле Поставщик. Поставщик, с которым заключается соглашение, выбирается из списка Партнеры. Список выбора ограничивается только поставщиками (то есть теми партнерами, для которых установлен признак Поставщик).

Контрагента в соглашении с поставщиком следует указывать в том случае, если все документы в рамках соглашения с поставщиком будут оформляться от имени одного юридического лица поставщика. Если контрагент в соглашении указан, то при оформлении документов будет жестко контролироваться соответствие контрагента, указанного в соглашении и контрагента, указанного в документах, оформленных по соглашению. Указание контрагента (организации поставщика) не является обязательным. Если контрагент не указан, то документы в рамках соглашения могут оформляться от имени любого контрагента (любой организации поставщика).

Организацию в соглашении с поставщиком следует указывать в том случае, если все документы в рамках соглашения с поставщиком будут оформляться от имени одной организации торгового предприятия. Если организация в соглашении указана, то при оформлении документов будет жестко контролироваться соответствие организации, указанной в соглашении и организации, указанной в документах, оформленных по соглашению. Указание организации не является обязательным. Если организация в соглашении с поставщиком не указана, то документы в рамках данного соглашения могут оформляться от имени любой организации предприятия.

В соглашении важно указать, по какому договору будет выполняться закупка товара у поставщика: будет ли это закупка по договору купли-продажи, или это получение комиссионных товаров на реализацию. Это определяется видом операции в соглашении: Закупка у поставщика или Прием на комиссию.

В соглашении можно указать период его действия. Даты начала и окончания действия влияют на возможность выбора соглашения при оформлении документов. В документе может быть выбрано соглашение, дата начала действия которого меньше или равна дате документа, а дата окончания действия – больше или равна дате документа.

Одним из условий при работе с поставщиком в рамках соглашения может быть оформление договора. Если в соглашении с поставщиком установлен переключатель Требуется указание договора, то при оформлении документов в рамках данного соглашения указание договора будет обязательным. Если выбрано обязательное использование договоров, порядок расчетов будет определяться параметрами договора. Если договоры с поставщиками не используются, то порядок расчетов определяется в соглашении с поставщиком. В случае, когда соглашение или договор в первичных документах не уточнены, порядок расчетов определяется в самих документах закупки.

Взаиморасчеты с поставщиками ведутся с обязательным указанием валюты, определяемой в договоре или соглашении без договора. Валюта в договоре или соглашении без договора определяет валюту взаиморасчетов в заказе и накладной. Взаиморасчеты с поставщиками можно вести в любой валюте, независимо от того в какой валюте ведется регламентированный или управленческий учет.

Взаиморасчеты с поставщиками ведутся со следующей детализацией:

• Организация – указывается в документах или определяется автоматически по значениям других обязательных полей (например, в кассовых документах – по кассе, в банковских – по расчетному счету);
• Партнер;
• Контрагент (получатель или плательщик);
• Объект расчетов – уровень детализации расчетов, определяемый в первичных документах (договор, заказ, накладная, платежный документ). Детализация учета до договора, заказа или накладной может настраиваться;
• Расчетные документы – документы первоначального возникновения расчетов (накладные, платежные документы, взаимозачеты задолженности).

Условия ведения расчетов (валюта, детализация расчетов, порядок оплаты) определяются в договоре или соглашении с поставщиком, если не используются договоры.

В соглашении с поставщиком предусмотрены следующие варианты детализации расчетов (поле Детализация расчетов):

• По заказам – позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждому конкретному заказу, распределять оплаты по заказам, которые автоматически засчитываются по накладным, оформленным в рамках заказа (по принципу ФИФО):

• объектом расчетов является заказ;
• график оплаты задается в заказе;
• оформленные в рамках заказа платежи автоматически распределяются по накладным по принципу ФИФО.

• Аванс по заказам, долг по накладным – позволяет получить информацию о состоянии расчетов как по заказу, так и по накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:

• объектом расчетов является и заказ, и накладная;
• график оплаты задается в заказе;
• накладная уточняет график оплат по заказу;
• предусмотрено автоматическое распределение авансов с заказов на накладные в соответствии с % предоплаты для отгрузки;
• при переносе аванса с заказа на накладную расчетные документы подбираются по ФИФО и переносятся на объект расчетов – накладную.

• По расчетным документам – позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждой накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:

• объектом расчетов являются платежные документы и накладные;
• график оплаты задается в накладной;
• предусмотрено ручное распределение платежей по накладным с использованием помощника зачета оплат, доступным из форм накладных.

Поставщик может поставлять товар на условиях предоплаты, с предоставлением кредита на определенный срок или с возможностью поэтапной оплаты. Возможность использования поэтапной оплаты определяется функциональной опцией Произвольное количество этапов оплаты в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок. Условия оплаты поставщику регистрируются в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по гиперссылке Оплата.

В правилах оплаты можно указать любое количество этапов оплаты. Для каждого этапа оплаты указывается срок отсрочки в днях, вариант отсчета, вариант контроля и процент платежа.

В поле Срок (дн) в случае необходимости нужно указать количество дней отсрочки. При этом расчет даты оплаты по этапу в документах будет выполняться автоматически либо по календарным дням, либо по рабочим дням производственного календаря в зависимости от того, какая настройка выбрана в правилах оплаты.

В правилах оплаты на выбор доступны варианты отсчета, определяющие бизнес-событие, от которого следует рассчитывать дату платежа:

• От даты заказа – в заказе заполняется от даты заказа. В накладной по заказу не пересчитывается и переносится "как есть". В накладной без заказа или при расчетах по расчетным документам недоступен. Доступны все варианты контроля.

       Дата заказа + Срок (дн)

• От даты согласования – в заказе заполняется от даты согласования заказа, пересчитывается при изменении даты согласования. В накладной по заказу не пересчитывается и переносится "как есть". В накладной без заказа или при расчетах по расчетным документам недоступен. Доступны все варианты контроля.

Дата согласования (по заказу) + Срок (дн)

• До даты отгрузки – в заказе заполняется от даты отгрузки в шапке или даты отгрузки в табличной части. В накладной по заказу уточняется от даты накладной. В накладной без заказа или при расчетах по расчетным документам заполняется от даты документа. Доступны все варианты контроля.

Дата отгрузки (по заказу) - Срок (дн)

• От даты отгрузки – в заказе заполняется от даты отгрузки в шапке или даты отгрузки в табличной части. В накладной по заказу уточняется от даты накладной. В накладной без заказа или при расчетах по расчетным документам заполняется от даты документа. Доступны варианты контроля "Оплата независимо от отгрузки", "Оплата после отгрузки".

Дата отгрузки (по заказу) + Срок (дн)

Для вариантов отсчета доступны различные варианты контроля, позволяющие зафиксировать договоренность с поставщиком о порядке платежей и связанных с ними действиями по выполнению сделки:

• Оплата до подтверждения – поставщик подтверждает поставку товара по заказу только после получения аванса;

• Оплата до отгрузки – оплата поставщику производится до момента отгрузки товаров поставщиком (предоплата);
• Оплата после отгрузки – поставщик предоставляет кредит, оплата производится после отгрузки товаров поставщиком;
• Оплата независимо от отгрузки – не имеет значение в какой момент производится оплата (до подтверждения заказа, до отгрузки или после отгрузки).

При расчетах с поставщиками контроль оплаты не выполняется и является справочными, поскольку покупатель продавца не контролирует. При продаже продавец контролирует оплату от покупателя, и ему, продавцу, в этом помогает его информационная система.

Для каждого этапа оплаты нужно указать процент оплаты по этапу. В дальнейшем сумма оплат по этапам в документах будет рассчитываться автоматически, на основании суммы документа и процента оплаты по этапу. Сумма всех процентов (по всем этапам) должна равняться 100%.

Также указывается предполагаемая форма оплаты, которая будет использоваться при оформлении оплат поставщику. При этом можно выбрать следующие формы оплаты: наличная, безналичная, любая. Фактическая оплата поставщику может быть произведена любым способом независимо от формы оплаты, указанной в соглашении.

Указанные в соглашении условия оплаты используются в качестве значений по умолчанию при оформлении документов закупки в рамках соглашения и могут быть изменены непосредственно в документах закупки.

В соглашении определяется тот склад, на который будет оформляться поступление товаров от поставщика. Указание склада в соглашении не является обязательным. Если склад не указан, то поставка может быть оформлена на любой склад торгового предприятия.

В соглашении можно задать дополнительные условия закупки:

• Срок покупки – отражает плановое количество дней от даты заказа до желаемой даты поступления. Используется для расчета желаемой даты поступления в заказах поставщикам. При заполнении заказа поставщику будет автоматически рассчитываться желаемая дата поступления, как Дата документа заказа + Срок покупки.
• Доставка – отражает плановое количество дней от даты отгрузки до даты поступления. При отражении отгрузки заказа поставщиком будет автоматически рассчитываться дата поступления, как Дата отгрузки + Доставка.

Срок покупки включает длительность доставки.

Реквизит Минимальная сумма заказа предназначен для контроля минимальной суммы, на которую можно оформить заказ поставщику. Контроль суммы выполняется при оформлении заказов в рабочем месте Формирование заказов по потребностям. Если будет сформирован заказ поставщику на сумму меньше суммы, указанной по соглашению, то будет выдано предупреждение и рекомендация об увеличении суммы заказа поставщику.

В соглашении определяется ценовая политика поставщика. Указывается тот вид цены поставщика (колонка прайс-листа), который будет использоваться при оформлении документов в рамках соглашения. Цены поставщика могут быть зарегистрированы в любой валюте. Если в соответствии с прайс-листом поставщика цены указаны с учетом НДС, то устанавливается флаг Цена включает НДС. Если поставщик указывает цены без учета НДС, то флаг Цена включает НДС не устанавливается.

Если в соглашении установлен флаг Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении, то цены будут контролироваться при проведении документов Заказ поставщику и Приобретение товаров и услуг, оформленных по данному соглашению. Документы не будут проведены, если цены, указанные в документах, будут выше зарегистрированных цен поставщика. Если в соглашении не установлен флаг, то цены поставщика при поставке товаров автоматически контролироваться не будут.

В соглашении с поставщиком в полях Максимальный процент ручной скидки и Максимальный процент ручной наценки указывается тот допустимый процент скидки (наценки), который может предоставить поставщик при оформлении документов поставки. Значение процентов скидки (наценки) контролируется при проведении документов поставки, оформленных в рамках соглашения.

После заполнения всех условий поставки соглашение согласовывается с руководством и поставщиком, в соглашении устанавливается статус Действует и указывается период действия. Если работа с поставщиком по соглашению прекращена, то устанавливается статус Закрыто.

Практикум №17

Необходимо зарегистрировать соглашение с поставщиком о покупке холодильников.

Закладка "Основное":

Наименование – Покупка холодильников

Поставщик – База "Электротовары"

Контрагент – Ассоль

Статус – Действует

Операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Закладка "Условия закупок":

Договоры не используются, порядок расчетов:

Валюта взаиморасчетов – RUB

Детализация расчетов – По заказам

Этапы оплаты заполнить следующим образом:

Форма оплаты – Любая

Учет отсрочки – по календарным дням

Склад – Основной склад

Срок покупки – 7 дн. от даты заказа

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Вид цены поставщика – Оптовая

Максимальный процент ручной скидки – 5%

Закладка "Прочие условия":

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

3. Договоры с поставщиками

Договор с поставщиком – договор между организацией и контрагентом, определяющий условия поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ. Договор отражает регламентированный характер взаимоотношений между организацией и контрагентом. В договоре фиксируются валюта взаиморасчетов, детализация расчетов и прочие условия, используемые при оформлении операций по закупкам.

Оформление договоров с поставщиками не является обязательным.

При работе с поставщиками оформление договора обусловлено условиями закупок в соглашении с поставщиком. В соглашении с поставщиком должен быть установлен переключатель Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре. При указании такого соглашения в документе будет добавлена информация о договоре, которая будет являться обязательной для заполнения.

Ведение расчетов с поставщиками по договорам возможно и без указания соглашения.

Договоры с поставщиками фиксируются в списке Закупки – НСИ закупок – Договоры с поставщиками. Возможность использования договоров с поставщиками определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Договоры с поставщиками.

В поле Наименование вводится текстовая информация о названии договора с поставщиком. Эта информация отображается во всех списках и служит для удобства визуальной идентификации договора.

Договор содержит информацию о подписавших его сторонах (Организация, Поставщик/Контрагент) и параметры ведения расчетов. В карточке договора можно хранить файл с текстом договора или другие относящиеся к нему данные в электронном виде.

В договоре с поставщиком обязательно определяется порядок расчетов: валюта взаиморасчетов и детализация расчетов.

Взаиморасчеты с поставщиками ведутся с обязательным указанием валюты, определяемой в договоре или соглашении без договора. Валюта в договоре или соглашении без договора определяет валюту взаиморасчетов в заказе и накладной. Взаиморасчеты с поставщиками можно вести в любой валюте, независимо от того в какой валюте ведется регламентированный или управленческий учет.

Взаиморасчеты с поставщиками ведутся со следующей детализацией:

• Организация – указывается в документах или определяется автоматически по значениям других обязательных полей (например, в кассовых документах – по кассе, в банковских – по расчетному счету);
• Партнер;
• Контрагент (получатель или плательщик);
• Объект расчетов – уровень детализации расчетов, определяемый в первичных документах (договор, заказ, накладная, платежный документ). Детализация учета до договора, заказа или накладной может настраиваться;
• Расчетные документы – документы первоначального возникновения расчетов (накладные, платежные документы, взаимозачеты задолженности).

Условия ведения расчетов (валюта, детализация расчетов, порядок оплаты) определяются в договоре или соглашении с поставщиком, если не используются договоры.

В договоре с поставщиком предусмотрены следующие варианты детализации расчетов (поле Детализация расчетов):

• По договорам – позволяет получить обобщенную информацию о состоянии расчетов в рамках конкретного договора:

• объектом расчетов является договор;
• график оплаты можно задать в договоре либо в заказе/накладной;
• оформленные в рамках договора платежи автоматически распределяются по заказам, документам отгрузки (поступления) по принципу ФИФО.

• По заказам – позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждому конкретному заказу, распределять оплаты по заказам, которые автоматически засчитываются по накладным, оформленным в рамках заказа (по принципу ФИФО):

• объектом расчетов является заказ;
• график оплаты задается в заказе;
• оформленные в рамках заказа платежи автоматически распределяются по накладным по принципу ФИФО.

• Аванс по договорам, долг по накладным – позволяет получить информацию о состоянии расчетов как по договору, так и накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:

• объектом расчетов является и договор, и накладная;
• график оплаты может быть указан в договоре (график исполнения договора), либо в заказе/накладной;
• предусмотрено автоматическое распределение авансов с договоров на накладные в соответствии с % предоплаты для отгрузки;
• при переносе аванса с договора на накладную расчетные документы подбираются по ФИФО и переносятся на объект расчетов – накладную.

• Аванс по заказам, долг по накладным – позволяет получить информацию о состоянии расчетов как по заказу, так и по накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:

• объектом расчетов является и заказ, и накладная;
• график оплаты задается в заказе;
• накладная уточняет график оплат по заказу;
• предусмотрено автоматическое распределение авансов с заказов на накладные в соответствии с % предоплаты для отгрузки;
• при переносе аванса с заказа на накладную расчетные документы подбираются по ФИФО и переносятся на объект расчетов – накладную.

• По расчетным документам – позволяет получить информацию о состоянии расчетов по каждой накладной, управлять платежами и их распределением по накладным:

• объектом расчетов являются платежные документы и накладные;
• график оплаты задается в накладной;
• предусмотрено ручное распределение платежей по накладным с использованием помощника зачета оплат, доступным из форм накладных.

В договоре можно указать фиксированную сумму взаиморасчетов. Для этого необходимо активировать флаг Сумма договора фиксирована и указать суммовое значение в соответствующем поле. График расчетов может определяться заказами/накладными или договором.

В договоре с поставщиком настройка Приемка товаров на ордерный склад определяет, что будет выступать распоряжением на оформление приемки товаров на склад (заказ, накладная или договор) и в какой момент будет доступно это распоряжение для оформления приемки:

• Оформление ордера доступно – определяет, в какой момент будет доступно распоряжение на оформление складского ордера. Оформление приходного ордера может осуществляться после оформления заказа, после оформления накладной или по договору без оформления каких-либо документов.
• Приемка товаров – определяет, будет ли разделена приемка по документам или сгруппирована по договорам.

После заполнения всех параметров договор согласовывается с руководством и поставщиком, в договоре устанавливается статус Действует и указывается период действия. Если работа с поставщиком по договору прекращена, то устанавливается статус Закрыт.

4. Формирование и обработка заказов поставщикам

Документ Заказ поставщику предназначен для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, а также порядке и сроках оплаты. В качестве инструмента организации процесса закупок он позволяет контролировать выполнение не только товарных обязательства поставщика, но и собственных финансовых обязательств.

Использование заказов поставщикам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Заказы поставщикам.

Формирование заказа поставщику

Заказ поставщику может быть оформлен:

• из списка документов Закупки – Закупки – Заказы поставщикам;
• на основании соглашения об условиях закупки;
• на основании заказа клиента.

В новом заказе поставщику необходимо зарегистрировать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые необходимо купить у поставщика, зарегистрировать цены, условия поставки и оплаты поставщику.

Заказ может быть оформлен в рамках соглашения с поставщиком или без указания соглашения. Если с поставщиком оформлено одно соглашение об условиях закупок, то оно будет автоматически заполняться в заказе при выборе поставщика. Если с поставщиком заключено несколько соглашений об условиях закупки, то в заказе необходимо выбрать соглашение, из которого будут заполняться все условия закупки (организация, контрагент, склад, валюта, вид цены поставщика и т. д.). Соглашением определяется организация в заказе, а не организацией определяется, какие соглашения показывать в списке выбора. Для выбора доступны все действующие соглашения.

Заполнение соглашения в документе не является обязательным. Если соглашение в документе не заполнено, то все данные могут быть уточнены в заказе. Если в соглашении не заполнены организация, склад или документы оформляются без указания соглашения, то заполнение таких параметров, как склад и организация, производится в соответствии со статистикой их использования. Например, если пользователь оформил три документа закупки на один и тот же склад, то при оформлении следующего документа закупки этот склад будет заполнен по умолчанию в новом документе.

На закладке Товары необходимо заполнить список тех товаров, которые необходимо заказать у поставщиков. Если для соглашения с поставщиком, в рамках которого оформляется заказ, определен вид цен поставщика и зарегистрированы значения цен, то цены будут автоматически заполнены для позиции номенклатуры. Цены будут заполнены с учетом или без учета НДС в зависимости от условий соглашения.

В заказе поставщику предусмотрено заполнение дополнительных параметров закупки:

• Желаемая дата поступления – дата, к которой организация (покупатель) желает получить товар от поставщика вне зависимости от графика работы предприятия. Рассчитывается как Дата заказа + Срок покупки (по соглашению с поставщиком).
• Отгрузка одной датой (Дата отгрузки в табличной части документа) – отражает плановую дату отгрузки товаров со склада поставщика. Используется для расчета дат платежей для вариантов отсчета "До даты отгрузки", "От даты отгрузки" с учетом количества дней, указанных в соглашении для вариантов отсчета.
• Длительность доставки – отражает плановое количество дней от даты отгрузки до даты поступления. Заполняется из соглашения с поставщиком и используется для расчета даты поступления в заказе.
• Дата поступления – ожидаемая дата поступления товаров на склад от поставщика. Дата поступления = Отгрузка одной датой (Дата отгрузки) + Длительность доставки. Дата поступления доступна на форме заказа, если длительность доставки больше 0. Длительность учитывается в календарных днях.

Если не установлен флаг Отгрузка одной датой, то при отгрузке несколькими датами в табличной части заказа поставщику доступны колонки "Дата отгрузки", "Дата поступления".

По умолчанию при проведении заказа поставщику в статусе Подтвержден дата поступления заполняется датой, равной желаемой дате поступления.

В заказе поставщику на закладке Основное по гиперссылке К оплате обязательно должны быть указаны правила оплаты. Регистрацию этапов оплаты следует производить после того, как определен список товаров и цены, по которым товар закупается у поставщика.

Если этапы оплаты ранее были определены в соглашении об условиях закупок, то они автоматически переносятся в заказ поставщику при проведении документа. Если этапы оплаты не заполнены, то программа при проведении заказа поставщику предложит добавить один этап оплаты –100% платежа на дату заказа независимо от даты отгрузки).

На закладке Дополнительно указывается дополнительная информация по заказу: менеджер, подразделение, валюта, налогообложение и т. д.

Для более детального контроля процесса обработки заказов поставщикам предусмотрена возможность использования статусов в документе Заказ поставщику. Возможность использования статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Статусы документов – Статусы заказов поставщикам.

Статус в заказе поставщику может иметь следующие значения:

• На согласовании – ожидается согласование внутри компании (если это необходимо).
• Согласован – статус устанавливается после согласования внутри предприятия. По заказу ожидается оплата поставщику, но еще не установлены сроки его исполнения (дата поступления), т. е. не ожидается поступление товаров на склад.
• Подтвержден – статус устанавливается, когда поставщик подтвердил обработку заказа и установил сроки его исполнения (дату поступления). По заказу ожидается не только оплата поставщику, но и поступление товаров на склад.
• Закрыт – работа по заказу завершена.

Текущее состояние заказа

Для заказа поставщику автоматически рассчитывается текущее состояние:

• Ожидается согласование. В заказе установлен статус На согласовании. Требуется согласование заказа внутри компании.
• Ожидается оплата до подтверждения. В заказе установлен статус Согласован/Подтвержден, в правилах оплаты задан вариант отсчета "От даты заказа"/"От даты согласования"/"До даты отгрузки" и контроль "Оплата до подтверждения".
• Ожидается подтверждение. В заказе установлен статус Согласован. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус Подтвержден.
• Ожидается оплата до приобретения. В заказе установлен статус Подтвержден, в правилах оплаты задан вариант отсчета "От даты заказа"/"От даты согласования"/"До даты отгрузки" и контроль "Оплата до отгрузки".
• Готов к поступлению. В заказе установлен статус Подтвержден. В правилах оплаты задан вариант отсчета "От даты заказа"/"От даты согласования"/"До даты отгрузки" и контроль "Оплата до подтверждения"/"Оплата до отгрузки", перечислена предоплата поставщику. Либо задан вариант отсчета "От даты отгрузки" и контроль "Оплата после отгрузки"/"Оплата независимо от отгрузки". По таким заказам можно начинать процесс оформления поставки товаров.
• Ожидается поступление. В заказе установлен статус Подтвержден. Состояние присваивается заказу, если:

• оформлено Приобретение товаров и услуг (неордерный склад) на часть позиций;
• оформлено Приобретение товаров и услуг, но не оформлен Приходный ордер на товары;
• оформлено Приобретение товаров и услуг на все позиции, оформлен Приходный ордер на товары на часть позиций;
• оформлено Приобретение товаров и услуг на часть позиций, оформлен Приходный ордер на товары на все позиции.

• Ожидается оплата. По заказу оформлено Приобретение товаров и услуг (неордерный склад) или Приобретение товаров и услуг и Приходный ордер на товары (ордерный склад). В заказе установлен статус Подтвержден, в правилах оплаты задан вариант отсчета "От даты отгрузки" и контроль "Оплата после отгрузки"/"Оплата независимо от отгрузки". Необходимо произвести оплату поставщику.
• Готов к закрытию. По заказу выполнены все обязательства как по оплате поставщику, так и по оформлению поставки. Для заказа можно установить статус Закрыт.
• Закрыт. Для заказа установлен статус Закрыт.

В списке заказов поставщикам предусмотрена возможность отбора заказов в соответствии с их текущим состоянием. Например, можно отобрать список необходимых заказов по текущему состоянию "Все ожидающие оплаты" или "Все ожидающие исполнения" и т. д.

Просроченные заказы в списке отображаются красным цветом. Используя фильтр по срокам выполнения, можно посмотреть те заказы, которые должны быть выполнены завтра, через неделю и т. д. Заказы можно отсортировать по срокам выполнения, чтобы в начале списка отображались те заказы, которые надо отработать в первую очередь.

В списке заказов отображается процент выполнения заказа в части поступления, оплаты и задолженности по заказу. Информация отображается только в том случае, если расчеты ведутся по заказам.

Для анализа состояния выполнения заказа поставщику используется отчет Состояние выполнения. Отчет можно сформировать по одному или нескольким выделенным в списке заказам. В отчете показывается подробная информация о состоянии оплаты и поступлению по заказу.

Закрытие заказа

Заказ, по которому выполнены все обязательства, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если планируемая поставка оформлена, и вся сумма оплаты перечислена поставщику.

Если поставщик не может поставить какие-то товары, то в заказе для таких товаров необходимо установить признак Отменено. Если в заказе необходимо отменить какие-то конкретные строки товаров или все строки из заказа, то необходимо выделить нужные строки в табличной части документа и воспользоваться командой Заполнить – Отменить выделенные строки. После установки признака Отменено строки с отмененными позициями будут отмечены серым цветом, а также автоматически будет откорректирован график движения товаров (информация об ожидаемом товаре поставщика).

Если строки в заказе нужно отменить после поступления товаров от поставщика, то необходимо воспользоваться командой Заполнить – Отменить непоставленные строки. В этом случае список товаров будет откорректирован в соответствии с уже оформленными документами поставки. Будет установлен признак Отменено у тех строк, которые не были поставлены. При этом если не была поставлена часть товара, то программа автоматически разобьет строки и установит признак Отменено только у тех строк, по которым не зарегистрированы документы поставки. При отмене непоставленных строк в заказе учитывается факт поставки товаров на ордерном складе. По отмененным позициям будет автоматически откорректирован график движения товаров (информация об ожидаемом товаре поставщика).

Если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Причины отмены заказов поставщикам, то для непоставленных строк заказа необходимо указать причину отмены, выбрав ее из предварительно заполненного классификатора Закупки – См. также – Причины отмены заказов поставщикам. Это позволит в отчетах не только увидеть факт отмены позиций в заказах поставщикам, но и получить информацию по каким причинам чаще всего отменяются позиции в заказах поставщикам.

Для анализа вероятности выполнения заказов поставщиком предназначен отчет Анализ причин отмены (доступен только из списка заказов поставщикам). Анализ производится на основании данных о причинах отмены, указанных в заказе поставщику (учитываются только те срывы поставок/отмена позиций, которые произошли по вине поставщика).

Для анализа данных по причинам отказов, повлекших за собой отмену заказов у поставщиков, можно воспользоваться отчетом Причины отмены заказов поставщикам, который доступен в разделе Закупки – Отчеты по закупкам – Условия закупок. Отчет позволяет выявить построчные отклонения в заказах поставщика с возможностью дальнейшего анализа причин отказов, а также выявить наиболее частые причины отказов, для возможности последующего проведения по ним оперативного анализа.

Предусмотрен контроль состояния оплаты и состояния поставки по заказу поставщику: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены обязательства по оплате и поставке. Такая возможность определяется функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам, при установке которых для заказа доступен дополнительный статус Закрыт:

• Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам – установка запрета на закрытие заказов поставщикам, поступивших не полностью.
• Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам – установка запрета на закрытие заказов поставщикам, оплаченных не полностью. Только для заказов с детализацией расчетов По заказам.

Порядок закрытия заказа зависит от того, контролируется ли поставка и/или оплата при закрытии заказа. Если поставка и/или оплата при закрытии заказа не контролируются, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, поставки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе Заказ поставщику недоступен. Если не выполнены все обязательства по заказу, то скорректировать строки заказа и закрыть заказ можно с использованием помощника закрытия заказов (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ поставщику/Приобретение товаров и услуг). Если поставка и/или оплата при закрытии заказа контролируются, то в документе Заказ поставщику доступен статус Закрыт. Заказы закрываются вручную путем установки статуса Закрыт или с использованием помощника закрытия заказа (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ поставщику/Приобретение товаров и услуг). Предусмотрена также возможность закрытия заказов из списка заказов поставщикам (команда Установить статус – Закрыт). По результату применения команды будет открыт помощник закрытия заказов. Помощник закрытия заказов позволяет обрабатывать большое количество строк одновременно, отменить непоставленные строки, скорректировать цены и суммы в заказе поставщику (если они отличаются от цен и сумм поступлений) и установить статус Закрыт.

Закрытые заказы в списке отображаются серым цветом.

Практикум №18

Необходимо зарегистрировать заказ поставщику:

Статус – Согласован

Закладка "Основное":

Поставщик – База "Электротовары"

Контрагент – Ассоль

Соглашение – Покупка холодильников

Хоз. операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Склад – Основной склад

Закладка "Товары":

На холодильники BOSCH поставщик предоставляет скидку 5%.

Желаемая дата поступления – +7 дней от даты заказа

Отгрузка одной датой – +7 дней от даты заказа

Общая сумма по документу с учетом скидки – 101 880,00 RUB

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Налогообложение – Закупка облагается НДС

После проведения документа проконтролировать, что на закладке "Основное" по гиперссылке "К оплате" этапы оплаты заполнены следующим образом:

Расчеты – По заказам

Форма оплаты – Любая

Банковский счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

5. Оплата заказов поставщикам

Наличная оплата

Выдача наличных денежных средств оформляется в рабочем месте Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера. Для оплаты поставщику создается документ Расходный кассовый ордер с видом операции Оплата поставщику.

Основанием для оплаты могут быть заказы поставщикам, документы поступления, договоры с поставщиками (в зависимости от того, что является объектом расчетов с поставщиком). Распоряжения на оплату кассир может увидеть в рабочем месте на закладке К оплате. Кассир находит распоряжение, по которому необходимо выдать денежные средства, и оформляет документ оплаты.

Безналичная оплата

Для работы с безналичными платежами предназначено рабочее место Казначейство – Банк – Безналичные платежи. Для оплаты поставщику создается документ Списание безналичных ДС с видом операции Оплата поставщику.

Основанием для оплаты могут быть заказы поставщикам, документы поступления, договоры с поставщиками (в зависимости от того, что является объектом расчетов с поставщиком). Распоряжения на оплату можно увидеть в рабочем месте по гиперссылке К оплате/переводу. По этой гиперссылке открывается рабочее место, где можно найти распоряжение, по которому необходимо перечислить денежные средства, и оформить документ оплаты.

Документ Списание безналичных денежных средств может быть оформлен в виде платежного поручения, инкассового поручения, платежного ордера и т. д. Это определяется типом документа.

Рабочее место Безналичные платежи может быть использовано как для ручной обработки выписок банка, так и для работы с использованием обмена с банком.

Платежные документы отбираются по дате проведения банком. Не проведенные банком платежи отображаются в начале общего списка платежных документов и выделяются красным цветом, если документ был создан до текущей даты. В журнале можно быстро отобрать документы, не проведенные банком, установив переключатель Не проведенные банком.

При получении банковской выписки пользователь может отметить в списке указанные в банковской выписке платежи и выполнить команду Проведено банком. Отметку о проведении банком можно установить также непосредственно в платежном документе.

Прикладное решение позволяет передавать в банк в электронном виде платежные документы на безналичное перечисление денежных средств с расчетного счета организации, а также обеспечивает обратный автоматический прием из банка платежных документов на поступление безналичных денежных средств. Возможность обмена с банком включается по каждому банковскому счету отдельно в карточке банковского счета на закладке Обмен с банком. Работа с банковскими выписками производится непосредственно в рабочем месте Безналичные платежи с использованием команды Выгрузка и загрузка платежей.

Для сверки с банком предусмотрено формирование ведомости движения денежных средств по дням за заданный период. Вызов ведомости осуществляется по гиперссылке Сверка выписок в нижнем левом углу рабочего места Безналичные платежи.

Практикум №19

Необходимо зарегистрировать оплату поставщику. Первый платеж (оплата до подтверждения заказа) производится наличными денежными средствами. Второй платеж (оплата до отгрузки товаров поставщиком) производится безналичными денежными средствами.

1. Создать документ "Расходный кассовый ордер" (в списке "Расходные кассовые ордера" на закладке "К оплате" выделить ближайший этап оплаты по заказу поставщику и воспользоваться командой "Оплатить"):

Закладка "Основное":

Касса – Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Сумма – 5 094,00 RUB

Операция – Оплата поставщику

Получатель – Ассоль

Подразделение – Отдел закупок

Закладка "Расшифровка платежа":

Объект расчетов – Заказ поставщику ТД00-000001

Поставщик – База "Электротовары"

Сумма взаиморасчетов – 5 094,00

Валюта – RUB

Ставка НДС – 20%

Сумма НДС – 849,00 RUB

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

2. В заказе поставщику ТД00-000001 установить статус "Подтвержден" и указать плановую дату поступления товаров – +7 дней от даты заказа (если она не была указана ранее в заказе).

3. Создать документ "Списание безналичных денежных средств" (в списке "Безналичные платежи" вверху перейти по гиперссылке "К оплате/переводу", выделить ближайший этап оплаты по заказу поставщику и воспользоваться командой "Оплатить"):

Закладка "Основное":

Тип документа – Платежное поручение

Проведено банком – Да

Счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Подразделение – Отдел закупок

Сумма – 45 846,00 RUB

Операция – Оплата поставщику

Получатель – Ассоль

Счет получателя – 0062 в АО "АЛЬФА-БАНК" (RUB)

Закладка "Расшифровка платежа":

Объект расчетов – Заказ поставщику ТД00-000001

Поставщик – База "Электротовары"

Сумма взаиморасчетов – 45 846,00

Валюта – RUB

Ставка НДС – 20%

Сумма НДС – 7 641,00 RUB

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

6. Формирование документов поступления

Для отражения факта закупки товаров, приемки товаров на комиссию, выполнения работ и оказания услуг сторонним контрагентом предназначен документ Приобретение товаров и услуг. С использованием документа приобретения также регистрируется информация о поступлении товаров, приобретенных через подотчетника.

Приобретение может быть оформлено как по заказу поставщику, так и без использования заказа. Также приобретение можно оформить на основании соглашения об условиях закупки или вручную в рамках рабочего места Закупки – Закупки – Документы закупки (все).

Для оформления накладных по заказам предназначено рабочее место Закупки – Закупки – Накладные к оформлению. В рабочем месте на закладке К оформлению приобретения отображается список документов Заказ поставщику в статусе Подтвержден, по которым накладная не оформлена или оформлена частично. Также на этой закладке предусмотрено оформление нового документа Приобретение товаров и услуг по команде Оформить.

Если поставка по заказу оформляется в несколько этапов, новый документ Приобретение товаров и услуг заполняется по остаткам не поступивших товаров. В одном документе можно отразить, как поступление по заказу, так и без заказа.

Предусмотрена возможность контроля состояния оформления накладных с использованием информационной колонки с пиктограммами (Оформление накладной):

• – Создать накладную. Не оформлена накладная по заказу поставщику.
• – Дооформить накладную. Оформлена накладная по заказу поставщику, но не на все количество, требуемое по заказу.

В случае применения ордерной схемы документооборота в рабочем месте отображается закладка Контроль ордеров со списком распоряжений на приемку на ордерном складе. На данной закладке предусмотрено оформление накладной по данным фактической приемки товаров на склад.

Проконтролировать состояние оформления приходных ордеров можно с использованием информационной колонки с пиктограммами (Приходные ордера):

• – Оформлены ордера, не оформлены накладные. Доступно оформление накладных по фактической приемке товаров на склад.
• – Не оформлены ордера, оформлены накладные. Необходимо оформить приходные ордера на товары.
• – Ордера не соответствуют накладным. Свидетельствует о том, что количество в накладной не равно количеству принятого товара на склад.

Для комплексной работы с документами закупки предназначено рабочее место Закупки – Закупки – Документы закупки (все), в котором отображаются все оформленные документы закупки и соответствующие им хозяйственные операции, отраженные этими документами (например, документом Приобретение товаров и услуг отражена операция Закупка у поставщика и т. п.). В списке отображаются только те виды документов, которые доступны пользователю, а также включено их использование с помощью функциональных опций.

В рамках рабочего места можно отобрать виды документов (режим По видам документов) или хозяйственные операции (режим По хоз. операции), которые необходимы для работы пользователей. Выбор видов документов и хозяйственных операций выполняется в форме, доступной по гиперссылке Настроить. По результатам установленного отбора в шапке рабочего места показывается надпись о количестве показанных документов и хозяйственных операций (например, "Показаны 11 хоз. операций по 3 документам"). Если выбран только один вид документа, то при создании нового документа будет отображаться только список возможных хозяйственных операций этого документа.

Приобретение может быть оформлено в рамках соглашения с поставщиком или без указания соглашения. Если с поставщиком оформлено одно соглашение об условиях закупок, то оно будет автоматически заполняться в накладной при выборе поставщика. Если с поставщиком заключено несколько соглашений об условиях закупки, то в приобретении необходимо выбрать соглашение, из которого будут заполняться все условия закупки (организация, контрагент, склад, валюта, вид цены поставщика и т. д.). Соглашением определяется организация в заказе, а не организацией определяется, какие соглашения показывать в списке выбора. Для выбора доступны все действующие соглашения.

Заполнение соглашения в документе не является обязательным. Если соглашение в документе не заполнено, то все данные могут быть уточнены в накладной. Если в соглашении не заполнены организация, склад или документы оформляются без указания соглашения, то заполнение таких параметров, как склад и организация, производится в соответствии со статистикой их использования. Например, если пользователь оформил три документа закупки на один и тот же склад, то при оформлении следующего документа закупки этот склад будет заполнен по умолчанию в новом документе.

В новом документе поступления необходимо указать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые были приобретены у поставщика, зарегистрировать цены закупки.

На закладке Товары указывается информация о поступивших товарах и услугах. Для каждого товара указывается информация о количестве поступившего товара и его цене.

Информация о полученном документе поставки (УПД, товарной накладной, транспортной накладной и т. д.) вводится на закладке Дополнительно – номер и дата входящего документа.

Для регистрации счетов-фактур, полученных от поставщика, предназначен документ Счет-фактура полученный. Документ оформляется на основании документа, регистрирующего поставку товаров и услуг. Для ввода Счета-фактуры полученного в документах, на основании которых он вводится, предусмотрена гиперссылка Зарегистрировать счет-фактуру.

Практикум №20

Необходимо зарегистрировать поступление товара от поставщика, установить отпускные цены на поступивший товар и рассчитаться с поставщиком.

1. Создать документ "Приобретение товаров и услуг" (в списке "Накладные к оформлению" на закладке "К оформлению приобретения" выделить заказ поставщику и воспользоваться командой "Оформить"):

Закладка "Основное":

Поступление по заказу – Заказ поставщику ТД00-000001

Поставщик – База "Электротовары"

Контрагент – Ассоль

Соглашение – Покупка холодильников

Хоз. операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Склад – Основной склад

Закладка "Товары":

На холодильники BOSCH поставщик предоставляет скидку 5%.

Общая сумма по документу с учетом скидки – 101 880,00 RUB

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Руководитель – Генеральный директор Федоров Б. М.

Главный бухгалтер – Главный бухгалтер Гладилина В. М.

Счет контрагента – 0062 в АО "АЛЬФА-БАНК" (RUB)

Цена включает НДС – Да

Налогообложение – Закупка облагается НДС

Номер входящего документа – №17 от текущей даты

Наименование – УПД

После проведения документа проконтролировать, что на закладке "Основное" по гиперссылке "К оплате" этапы оплаты заполнены следующим образом:

Расчеты – По заказам

Форма оплаты – Любая

Банковский счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

По гиперссылке зарегистрировать счет-фактуру:

Документы-основания – Приобретение товаров и услуг ТД00-000001

Счет-фактура № – 17 от текущей даты

Получен – текущая дата

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Контрагент – Ассоль

Валюта – RUB

2. Создать документ "Списание безналичных денежных средств" (в списке "Безналичные платежи" вверху перейти по гиперссылке "К оплате/переводу", выделить ближайший этап оплаты по заказу поставщику и воспользоваться командой "Оплатить"):

Закладка "Основное":

Тип документа – Платежное поручение

Проведено банком – Да

Счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Подразделение – Отдел закупок

Сумма – 50 940,00 RUB

Операция – Оплата поставщику

Получатель – Ассоль

Счет получателя – 0062 в АО "АЛЬФА-БАНК" (RUB)

Закладка "Расшифровка платежа":

Объект расчетов – Заказ поставщику ТД00-000001

Поставщик – База "Электротовары"

Сумма взаиморасчетов – 50 940,00

Валюта – RUB

Ставка НДС – 20%

Сумма НДС – 8 490,00 RUB

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

3. В заказе поставщику ТД00-000001 установить статус "Закрыт".

4. Создать документ "Установка цен номенклатуры" (на основании документа "Приобретение товаров и услуг"):

Основание – Приобретение товаров и услуг ТД00-000001

В табличной части:

7. Документооборот закупок с использованием ордерной схемы

В системе реализована возможность проводить складские операции в два этапа – когда отдельно оформляется финансовый документ, а отдельно – складской ордер, при проведении которого изменяются складские остатки. Данная возможность появляется, если используется функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады.

Вариант работы настраивается для каждого склада отдельно в карточке склада на закладке Ордерная схема и структура. Ордерную схему документооборота можно использовать отдельно при поступлении, при отгрузке и при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи.

Ордерную схему поступления (отгрузки) товаров следует применять в том случае, когда процесс поступления (отгрузки) товаров и процесс оформления сопроводительных документов на предприятии разделены: финансовые документы оформляет менеджер предприятия, а фактическую приемку (отгрузку товаров) оформляет кладовщик. В то же время если оформление финансовых документов и фактическую приемку (отгрузку) товаров осуществляет один человек, то применять ордерную схему поступления (отгрузки) товаров на складе не рекомендуется.

Если на складе применяется ордерная схема документооборота при поступлении товаров, то фактическое поступление товаров на склад регистрируется складским документом Приходный ордер на товары. При проведении документа Приобретение товаров и услуг изменяются взаиморасчеты с поставщиком, но оприходование товаров на склад не происходит. В том случае, если на складе не используется ордерная схема документооборота при поступлении товаров, то при проведении документа Приобретение товаров и услуг изменяются взаиморасчеты с поставщиком и происходит оприходование товаров на склад.

Приходный ордер на товары может быть создан только на основании документов, которые являются распоряжениями на поступление товаров. Распоряжениями на создание складского документа Приходный ордер на товары могут выступать:

• заказы (или накладные, оформленные не по заказу);
• накладные;
• договоры с поставщиками.

Если операции по приемке товаров оформляются без указания договора с поставщиком, то документ, которым можно дать распоряжение на приемку товаров на ордерном складе, определяется настройкой НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Оформление поступления доступно:

• заказ (приемка товаров от поставщика осуществляется по графику поступления, который указан в заказе, накладная отсутствует) – рекомендуется использовать вариант приемки товаров После оформления заказа;
• накладная (документ поставщика) – рекомендуется вариант После оформления накладной. Позволяет оформлять операцию приемки товаров в разрезе накладных, что упрощает работу кладовщика на складе приемки товаров.

При использовании договоров с поставщиками вариант приемки товаров на ордерный склад определяется с помощью настроек Оформление поступления доступно и Приемка товаров в карточке договора на закладке Расчеты и оформление.

Рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Приемка предназначено для оформления приемки товаров на склад при использовании на складе ордерной схемы документооборота при поступлении товаров.

В верхней части списка отображается список тех распоряжений, по которым необходимо оформить приемку товаров. В списке показываются только те распоряжения, по которым поставка товаров не соответствует распоряжениям: поступление товаров на склад оформлено не полностью или оформлена поставка большего количества товаров, чем было зарегистрировано в распоряжении.

В списке распоряжений также присутствует колонка Состояние, которая содержит гиперссылки-состояния. Состояние распоряжения на приемку может быть следующим:

• Ожидается приемка – на некоторые или все товары распоряжения не оформлены документы Приходный ордер на товары.
• В процессе приемки – приходные ордера по распоряжению оформлены, как минимум в одном документе установлен статус К поступлению.
• Перепоставка – товара принято больше, чем указано в распоряжении.
• Ожидается оформление накладных – не оформлены накладные по распоряжению на приемку.

Клик по гиперссылке выполнит переход к отчету, в котором можно посмотреть состояние приемки каждого товара отдельно. Для контроля состояния приемки товаров на склад предназначен отчет Выполнение приемки товаров. В отчете будет показан список распоряжений на поставку и результат их выполнения. Можно сформировать отчет только по невыполненным распоряжениям. К невыполненным относятся также и те распоряжения, по которым была перепоставка товаров.

В нижней части списка показывается список тех документов Приходный ордер на товары, которыми оформляется фактическое поступление товаров.

Для оформления приемки товаров на склад кладовщик выделяет в списке распоряжение и использует команду Создать ордер. Будет создан новый документ Приходный ордер на товары в соответствии с указанным распоряжением.

В документе будут заполнены товары, по которым еще не оформлено фактическое поступление на склад. В новом документе устанавливается статус К поступлению. Количество товаров по умолчанию не заполняется, кладовщик пересчитывает товары при приемке и проставляет реальное количество. Предусмотрен также сервис заполнения списка номенклатурных позиций и количества в соответствии с распоряжением на поставку (команда Заполнить). Табличная часть также может быть заполнена с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных. В документе можно посмотреть и дозаполнить дополнительную информацию о номенклатуре, ее упаковках, штрихкодах и т. д. (гиперссылка Показать/Скрыть панель дополнительной информации). После окончания приемки кладовщик устанавливает в документе статус Принят.

Практикум №21

Необходимо оформить покупку мебели на склад, применяющий ордерную схему документооборота.

1. Необходимо зарегистрировать соглашение с поставщиком о покупке мебели в списке "Соглашения с поставщиками":

Закладка "Основное":

Наименование – Покупка мебели

Поставщик – Мебельная фабрика

Контрагент – ЭКИП

Статус – Действует

Операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Закладка "Условия закупок":

Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре

Этапы оплаты заполнить следующим образом:

Форма оплаты – Любая

Учет отсрочки – по календарным дням

Склад – Ордерный склад

Срок покупки – 0 дн. от даты заказа

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Вид цены поставщика – Оптовая

Необходимо добавить новый вид цены поставщика и выбрать его в поле:

Поставщик – Мебельная фабрика

Наименование – Оптовая

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Доступен для закупки – Да

2. Необходимо зарегистрировать цены поставщика документом "Регистрация цен поставщика" (на основании соглашения "Покупка мебели"):

Поставщик – Мебельная фабрика

Вид цены – Оптовая

Валюта – RUB

Воспользоваться командой "Перейти к установке цен".

В табличную часть необходимо внести следующие товары и вручную указать цены поставщика:

3. Необходимо зарегистрировать договор с контрагентом (на основании соглашения "Покупка мебели"):

Закладка "Основное":

Цель договора – Закупка

Наименование – Договор поставки кухонной мебели

Наименование для печати – Договор поставки кухонной мебели

Статус – Действует

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Счет организации – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Поставщик – Мебельная фабрика

Контрагент – ЭКИП

Счет продавца – 4382 в АО "ТИНЬКОФФ БАНК" (RUB)

Закладка "Расчеты и оформление":

Детализация расчетов – По заказам

Валюта – RUB

Оформление ордера доступно – После оформления заказа

Приемка товаров – Разделена по документам

Закладка "Учетная информация":

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

4. Создать документ "Заказ поставщику":

Статус – Подтвержден

Закладка "Основное":

Поставщик – Мебельная фабрика

Контрагент – ЭКИП

Соглашение – Покупка мебели

Хоз. операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Договор – Договор поставки кухонной мебели

Склад – Ордерный склад

Закладка "Товары":

Отгрузка одной датой – текущая дата

Общая сумма по документу – 81 000,00 RUB

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Валюта – RUB

Цена включает НДС – Да

Налогообложение – Закупка облагается НДС

После проведения документа проконтролировать, что на закладке "Основное" по гиперссылке "К оплате" этапы оплаты заполнены следующим образом:

Расчеты – По заказам

Форма оплата – Любая

Банковский счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

5. Создать документ "Списание безналичных денежных средств" (в списке "Безналичные платежи" вверху перейти по гиперссылке "К оплате/переводу", выделить ближайший этап оплаты по заказу поставщику и воспользоваться командой "Оплатить"):

Закладка "Основное":

Тип документа – Платежное поручение

Проведено банком – Да

Счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Подразделение – Отдел закупок

Сумма – 81 000,00 RUB

Операция – Оплата поставщику

Получатель – ЭКИП

Счет получателя – 4382 в АО "ТИНЬКОФФ БАНК" (RUB)

Закладка "Расшифровка платежа":

Объект расчетов – Заказ поставщику ТД00-000002

Договор – Договор поставки кухонной мебели

Поставщик – Мебельная фабрика

Сумма взаиморасчетов – 81 000,00

Валюта – RUB

Ставка НДС – 20%

Сумма НДС – 13 500,00 RUB

Статья ДДС – Оплата поставщику (товары, работы, услуги)

6. Оформить частичную приемку товаров на склад по заказу поставщику. Создать документ "Приходный ордер на товары" (перейти в рабочее место "Приемка", вверху указать склад, найти в списке распоряжение и воспользоваться командой "Создать ордер"):

Вх. док. номер – №219 от текущей даты

Статус – Принят

Закладка "Основное":

Распоряжение – Заказ поставщику ТД00-000002

Отправитель – Мебельная фабрика

Склад – Ордерный склад

Операция – Приемка от поставщика

Закладка "Товары":

7. Оформить частичное поступление по заказу поставщику. Создать документ "Приобретение товаров и услуг" (в списке "Накладные к оформлению" на закладке "Контроль ордеров" выделить заказ поставщику и воспользоваться командой "Оформить" – "По приемке"):

Закладка "Основное":

Поступление по заказу – Заказ поставщику ТД00-000002

Поставщик – Мебельная фабрика

Контрагент – ЭКИП

Соглашение – Покупка мебели

Хоз. операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО"

Договор – Договор поставки кухонной мебели

Склад – Ордерный склад

Закладка "Товары":

Проверить, что табличная часть была заполнена следующим образом:

Общая сумма по документу – 64 500,00 RUB

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Руководитель – Генеральный директор Федоров Б. М.

Главный бухгалтер – Главный бухгалтер Гладилина В. М.

Счет контрагента – 4382 в АО "ТИНЬКОФФ БАНК" (RUB)

Цена включает НДС – Да

Налогообложение – Закупка облагается НДС

Номер входящего документа – №219 от текущей даты

Наименование – УПД

После проведения документа проконтролировать, что на закладке "Основное" по гиперссылке "К оплате" этапы оплаты заполнены следующим образом:

Расчеты – По заказам

Форма оплаты – Любая

Банковский счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

По гиперссылке зарегистрировать счет-фактуру:

Документы-основания – Приобретение товаров и услуг ТД00-000002

Счет-фактура № – 219 от текущей даты

Получен – текущая дата

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Контрагент – ЭКИП

Валюта – RUB

8. Оформить приемку оставшихся товаров на склад по заказу поставщику. Создать документ "Приходный ордер на товары" (перейти в рабочее место "Приемка", вверху указать склад, найти в списке распоряжение и воспользоваться командой "Создать ордер"):

Вх. док. номер – №221 от текущей даты

Статус – Принят

Закладка "Основное":

Распоряжение – Заказ поставщику ТД00-000002

Отправитель – Мебельная фабрика

Склад – Ордерный склад

Операция – Приемка от поставщика

Закладка "Товары":

9. Оформить поступление оставшихся товаров на склад по заказу поставщику. Создать документ "Приобретение товаров и услуг" (в списке "Накладные к оформлению" на закладке "К оформлению приобретения" выделить заказ поставщику и воспользоваться командой "Оформить"):

Закладка "Основное":

Поступление по заказу – Заказ поставщику ТД00-000002

Поставщик – Мебельная фабрика

Контрагент – ЭКИП

Соглашение – Покупка мебели

Хоз. операция – Закупка у поставщика

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО"

Договор – Договор поставки кухонной мебели

Склад – Ордерный склад

Закладка "Товары":

Проверить, что табличная часть была заполнена следующим образом:

Общая сумма по документу – 16 500,00 RUB

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Руководитель – Генеральный директор Федоров Б. М.

Главный бухгалтер – Главный бухгалтер Гладилина В. М.

Счет контрагента – 4382 в АО "ТИНЬКОФФ БАНК" (RUB)

Цена включает НДС – Да

Налогообложение – Закупка облагается НДС

Номер входящего документа – №221 от текущей даты

Наименование – УПД

После проведения документа проконтролировать, что на закладке "Основное" по гиперссылке "К оплате" этапы оплаты заполнены следующим образом:

Расчеты – По заказам

Форма оплаты – Любая

Банковский счет – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

По гиперссылке зарегистрировать счет-фактуру:

Документы-основания – Приобретение товаров и услуг ТД00-000003

Счет-фактура № – 221 от текущей даты

Получен – текущая дата

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Контрагент – ЭКИП

Валюта – RUB

10. В заказе поставщику ТД00-000002 установить статус "Закрыт".

11. Создать документ "Установка цен номенклатуры" (на основании документа "Заказ поставщику"):

Основание – Заказ поставщику ТД00-000002

В табличной части:

8. Возврат товаров поставщикам

Для оформления возвратов поставщикам ранее принятых товаров предназначен документ Возврат товаров поставщику. Предусмотрена регистрация возвратов как купленных товаров, так и товаров, принятых на комиссию. Возврат поступивших товаров может быть оформлен с указанием документа поставки или без его указания.

Документ отражает переход прав собственности на товар и изменение состояния расчетов с поставщиком.

Возврат товаров используется в случаях, когда есть физическое товародвижение. Товар сдается на склад, физически двигается, заносится в ворота склада и размещается на полку.

Документ можно сформировать:

• из списка документов Закупки – Закупки – Документы закупки (все);
• вводом на основании документа Приобретение товаров и услуг.

В поле Поставщик необходимо выбрать из списка партнеров поставщика или комитента, которому возвращается товар. Если информация о контрагенте и соглашении поставщика не заполнилась автоматически, то необходимо указать в соответствующих полях юридическое лицо поставщика (Контрагент) и соглашение, в соответствии с условиями которого, будет возвращен товар. В поле Склад указывается склад, с которого оформляется возврат товаров поставщику.

Расчеты с поставщиком по документу Возврат товаров поставщику можно оформить в одном из двух вариантов (поле Компенсация):

• Вернуть денежные средства;
• Оставить в качестве аванса.

При выборе варианта Вернуть денежные средства документ возврата становиться самостоятельным объектом расчетов, по которому возникает задолженность поставщика. На его основании можно оформить документы поступления денежных средств с операцией Возврат от поставщика.

Вариант Оставить в качестве аванса означает, что сумма возврата становится "свободным" выплаченным авансом, и он будет доступен при оформлении зачета оплаты в документах закупки.

На закладке Товары необходимо заполнить список товаров, которые возвращаются поставщику. Цены на товары заполняются вручную. Если документ вводится на основании приобретения, то цены заполняются в соответствии с теми ценами, которые указаны в документе поступления. Также можно облегчить заполнение документа, используя команду Заполнить:

• Добавить товары из поступлений. В отдельном диалоговом окне будут показаны последние поступившие номенклатурные позиции от поставщика с указанием количества и стоимости, где флажками нужно отметить позиции, подлежащие возврату.
• Заполнить документы закупки и цены. По перечню номенклатуры, указанному в документе возврата, будут заполнены цены и документы поступления автоматически по методу ЛИФО.

На закладке Дополнительно указывается дополнительная информация по возврату: менеджер, подразделение, валюта, налогообложение и т. д.

По данным документа Возврат товаров поставщику можно оформить полученный корректировочный счет-фактуру. При возврате продавцом (поставщиком) всегда выставляется не обычный, а корректировочный счет-фактура.

Оформление фактической отгрузки возвращаемых товаров со склада зависит от того, с какого склада оформляется возврат товаров:

• Если документ оформляется со склада, на котором используется ордерная схема документооборота при отгрузке товаров, то фиксируется только оформление финансового документа. Фактическая отгрузка товаров со склада оформляется складским документом Расходный ордер на товары. Документ Возврат товаров поставщику будет являться распоряжением для фактической отгрузки товаров со склада. Предусмотрена возможность заполнения табличной части документа фактически отгруженными товарами.
• Если в документе указан склад, на котором не используется ордерная схема документооборота при отгрузке товаров, то фактическое списание товара со склада происходит при проведении документа Возврат товаров поставщику.

Возврат денежных средств от поставщика осуществляется с помощью документа Приходный кассовый ордер (наличные оплата) или с помощью документа Поступление безналичных денежных средств (безналичная оплата). В платежных документах указывается вид операции Возврат от поставщика.

Практикум №22

Необходимо оформить возврат товара поставщику и поступление денежных средств от поставщика за возвращенные товары.

1. Создать документ "Возврат товаров поставщику" (на основании документа Приобретение товаров и услуг ТД00-000001).

Закладка "Основное":

Поставщик – База "Электротовары"

Контрагент – Ассоль

Соглашение – Покупка холодильников

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Склад – Основной склад

Компенсация – Вернуть денежные средства

Закладка "Товары":

Закладка "Дополнительно":

Подразделение – Отдел закупок

Счет организации – ПАО СБЕРБАНК, Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Валюта – RUB

Операция – Возврат товаров поставщику

Налогообложение – Возврат товаров облагается НДС

Цена включает НДС – Да

По гиперссылке зарегистрировать счет-фактуру:

Документы-основания – Возврат товаров поставщику ТД00-000001

Корр. счет-фактура №20 от текущей даты

К счету-фактуре №17 от текущей даты

Получен – текущая дата

Организация – Торговый дом "Комплексный" ООО

Контрагент – Ассоль

Валюта – RUB

2. Создать документ "Приходный кассовый ордер" (на основании документа "Возврат товаров поставщику"):

Закладка "Основное":

Касса – Торговый дом "Комплексный" ООО (RUB)

Сумма – 4 410,00 RUB

Операция – Возврат от поставщика

Плательщик – Ассоль

Подразделение – Отдел закупок

Закладка "Расшифровка платежа":

Объект расчетов – Возврат товаров поставщику ТД00-000001

Основание платежа – Возврат товаров поставщику ТД00-000001

Поставщик – База "Электротовары"

Сумма взаиморасчетов – 4 410,00

Валюта – RUB

Ставка НДС – 20%

Сумма НДС – 735,00 RUB

Статья ДДС – Возврат оплаты поставщиком (товары, работы, услуги)

9. Отчеты по закупкам

Отчет Динамика закупок предприятия предназначен для укрупненного управленческого анализа и позволяет осуществлять сравнение суммовых объемов закупок у разных поставщиков по предприятию в целом. Отчет формируется в валюте управленческого учета с НДС и без НДС.

Отчет содержит график и табличное приложение. График отражает динамику суммы закупок в разрезе поставщиков за период. Табличное приложение выводится в разрезе поставщиков, разворачивается по подпериодам и отражает динамику суммы закупок за период с детализацией по номенклатуре.

Отчет Динамика закупок организаций предназначен для укрупненного управленческого анализа и позволяет осуществлять сравнение суммовых объемов закупок у разных поставщиков в разрезе организаций. Отчет формируется в валюте регламентированного учета без НДС.

Отчет Ведомость расчетов с поставщиками показывает детальный анализ взаиморасчетов, изменение задолженности за период и текущее сальдо расчетов и позволяет проанализировать фактическую задолженность.

В отчете выводится информация о расчетах с поставщиками, динамике увеличения или уменьшения задолженности с возможностью фильтрации по заданным параметрам (таким как поставщик, организация). Дополнительно в настройках отчета можно добавить детализацию до объектов расчетов.

Отчет Задолженность поставщикам показывает текущее состояние расчетов с поставщиками и позволяет оценить общее состояние задолженности по поставщикам, проконтролировать своевременность оплаты товаров, поставленных в кредит. Расчет задолженности поставщику производится на основании определенных для него этапов оплаты в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

Отчет Карточка расчетов с поставщиками предназначен для сверки взаиморасчетов с конкретным поставщиком. В отчете выводится детальная информация о состоянии взаиморасчетов, плановой оплате и плановой поставке на момент проведения каждого документа.

В данном отчете выводится информация о взаиморасчетах, то есть по каким документам осуществлялись операции по оплате, приобретению или возврату товаров, работ, услуг. В отчете можно получить полную информацию о том, какими документами была погашена задолженность поставщику по оплате поставленных товаров, а также задолженность поставщика в части обязательств перед нами.

Отчет рекомендуется смотреть в разрезе объектов расчетов, но при необходимости можно сформировать и с детализацией до расчетного документа, чтобы можно было определить какая оплата на какую накладную закрылась и почему.

Отчет Задолженность поставщикам по срокам предназначен для контроля текущего состояния кредиторской задолженности по поставщикам, размерам и длительности просрочки, сгруппированной по интервалам. Классификация задолженности по срокам зависит от настройки НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Несколько вариантов классификации задолженности. В новой информационной базе система использует единственный поставляемый вариант классификации задолженности с разбивкой на интервалы 1-3-15-30-45-60-180 дней. Пользователь может изменить интервалы с помощью гиперссылки НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Настройка классификации задолженности или включить несколько вариантов классификации. В последнем случае в отчете станет возможным выбирать по каким интервалам классифицировать задолженность.

Отчет Сверка расчетов предназначен для сверки взаиморасчетов с партнерами. По данным отчета можно провести анализ отклонений (задолженностей), образовавшихся по результатам двустороннего обмена данными с партнерами, сверку по объектам расчетов в валюте взаиморасчетов.

Практикум №23

Сформируйте описанные выше отчеты и проанализируйте полученные данные.

10. Отчеты по складу

Отчет Ведомость по товарам на складах предназначен для анализа информации о количественном движении и остатках товаров на складах предприятия.

В отчете предусмотрена Детализация до регистратора. Такой отчет позволяет проанализировать, какими документами были сформированы движения.

Отчет Остатки и доступность товаров предназначен для контроля состояний запасов товаров и анализа общего и доступного остатка товаров.

Группа колонок Сейчас:

• В наличии – общее количество товаров, которое сейчас есть в наличии на складе.
• Отгружается – количество товаров, зарезервированных к отгрузке по заказам на отгрузку (в заказах установлено действие Отгрузить).
• В резерве – количество товаров, зарезервированных на складе по заказам на отгрузку (в заказах установлено действие Резервировать на складе или Резервировать по мере поступления) или по документам реализации товаров к предоплате. В случае необходимости узнать какими документами был зарезервирован товар можно воспользоваться расшифровкой поля В резерве. Для этого нужно выполнить двойной клик по этому полю, а затем выбрать поле для расшифровки Заказ на отгрузку. В результате будет сформирован отчет со списком документов, которые сформировали резерв. Если требуется снять резерв, то можно открыть документ, выполнив по нему двойной клик, и установить действие Не обеспечивать.
• Доступно – количество товаров, свободное для продажи, равно общему количество товаров за вычетом того количества, которое отгружается и находится в резерве.

Группа колонок Ожидается:

• Поступит – общее количество товаров, ожидаемых к поступлению на склад по заказам на поступление и накладным на поступление на ордерный склад.
• В резерве – количество товаров из ожидаемых поступлений, зарезервированных по заказам на отгрузку (в заказах установлено действие Резервировать по мере поступления).
• Доступно – количество товаров из ожидаемых поступлений, не зарезервированное по заказам на отгрузку.

Группа колонок Всего:

• Доступно – Сейчас Доступно + Ожидается Доступно
• К обеспечению – количество товаров, потребность в которых зафиксирована заказами и не обеспечена складским запасом и ожидаемыми поступлениями. Если нет доступного остатка, в эту колонку попадают все заказы с действием К обеспечению + Резервировать по мере поступления.
• Дефицит и Излишек – это рассчитываемые поля.

Излишек = В наличии + Поступит – [ Все заказы с действиями Резервировать на складе, Резервировать по мере поступления, К обеспечению] или как [Всего Доступно] – [Всего К обеспечению].

Дефицит = В наличии + Поступит – [Все заказы с действиями Резервировать на складе, Резервировать по мере поступления, К обеспечению] или как [Всего Доступно] – [Всего К обеспечению].

Дефицит = - [Излишек].

Заказы на отгрузку с вариантом обеспечения Не обеспечивать не ограничивают доступность товаров и не отображаются в отчете.

Отчет Товарный календарь предназначен для анализа информации о текущих остатках товаров на складах, а также планируемых отгрузках и поступлениях товаров (по датам).

Отчет Контроль оформления документов товародвижения предназначен для контроля корректности оформления документов товародвижения. Данный отчет предназначен для использования только с ордерными складами. Отчет предоставляет информацию обо всех незавершенных операциях, по которым есть различия между остатками товаров в оперативном и финансовом учете. Информация представлена в разрезе видов операций и распоряжений. При необходимости данные можно детализировать, включив группировку по номенклатуре.

Практикум №24

Сформируйте описанные выше отчеты и проанализируйте полученные данные.

11. Отчеты по казначейству

Анализ остатков наличных и безналичных денежных средств организации выполняется с помощью отчета Ведомость по денежным средствам. В отчете выводится информация в разрезе мест хранения денежных средств.

Отчет Движение денежных средств выводит сводную информацию по движению денежных средств за период. Отчет позволяет вывести не только фактические движения денежных средств, но и запланированные поступления и выплаты. Для этого в настройках отчета предусмотрен флаг Плановые движения.

Отчет содержит график и табличное приложение. График отражает поступления денежных средств, выплаты денежных средств и денежный поток за период. Табличное приложение выводится в формате бюджета движения денежных средств, разворачивается по подпериодам и отражает изменение денежного потока за период с детализацией по статьям движения денежных средств, остатки на начало и на конец периода отчета.

Практикум №25

Сформируйте описанные выше отчеты и проанализируйте полученные данные.